【高级秘书】高级秘书资格证考点之文档管理

来源:考宝网 发布日期:2015-06-30 点击率: 1010

     一、档案利用
  1、含义:开发和直接提供档案,满足利用者的档案需求的工作。
   档案利用是档案工作的目的和出发点。
  2、要求:
  (1)依法开展利用工作;
  (2)主动、及时开展利用工作;
  (3)不断完善档案服务方式和手段;
  (4)掌握本单位近期 的重点工作、重大活动、据此开展档案利用。
  3、工作程序:
  (1)熟悉库藏;(2)分析利用需求;(3)选择利用方式;(4)获取档案;(5)提供档案。
  二、档案参考材料的编写
  1、档案参考材料的含义:档案部门或人员按照一定题目,根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案 材料加工品。
  2、档案参考材料的编写要求:获取大量的档案材料,编写要做到真实、准确、实用,注意档案的保密性;问题集中,内容准确,文字凝练、概括性强。
  3、工作程序:
  (1)确定参考资料的种类;(06年11月)(2)收集档案材料;(3)进行编写。
  三、电子档案的管理
  1、电子档案的含义:在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会的原始记录。
  2、特点:
  (1)非人工识读性;(2)对电子技术和设备的依赖性;(3)信息的可变性;
  (4)信息与载体的可分离性;(5)信息的可共享性;(6)多种信息载体的集成性。
  3、种类:
  4、要求:真实性、完整性、可读性。
  5、工作程序:
  (1)电子档案的收集积累;(2)电子档案的归档;(3)保管;(4)利用。